Tudo o que você precisa saber sobre o relatório Conciliação Financeira do ADO

O relatório Conciliação Financeira do módulo Administração de Obras é o principal relatório para você acompanhar todos os custos incorridos na obra, conferir se todos os custos foram apropriados corretamente, fazer os ajustes necessários e apresentar essas informações aos stakeholders do projeto.

Por isso preparamos um artigo completo com todas as informações que você precisa saber sobre esse relatório tão importante do ADO. Ao final do artigo, você ainda encontra um conteúdo bônus com dicas do especialista Fábio Cunha sobre gestão de custos da obra e o link para um artigo sobre o conceito dos campos apresentados em tela.

O que é o relatório Conciliação Financeira?

Como adiantamos na introdução, esse relatório do ADO apresenta todos os custos incorridos na obra e suas respectivas apropriações nos Serviços do Orçamento, através do Regime de Caixa.

Veja quais as origens de custos são consideradas no relatório do ADO:

• autorizações de pagamentos de recebimento de materiais;
• autorizações de pagamentos de contratação de serviços;
• autorizações de pagamentos de apropriação de mão de obra;
• autorizações de pagamentos regularizados (pagamentos diversos efetuados diretamente pelo setor Financeiro sem passar pela obra);
• autorizações de pagamentos de conhecimento de Transporte/Frete;
• autorizações de pagamentos de adiantamentos financeiros apropriados;
• movimento inicial (lançamentos de custos realizados antes da implantação do orçamento);
• custos de gestão de frotas (mão-de-obra, peças, serviços de manutenção, combustível, etc.).

Quais são as diferenças do Regime de Caixa?

Esses custos consolidados servem de base para uma avaliação analítica dos custos no Regime de Caixa, além de permitir a composição de informações e indicadores nas mais diversas perspectivas. Como esse regime é baseado nas informações financeiras, as principais diferenças em relação ao Regime de Competência são:

• as movimentações financeiras (juros, multas, descontos) são consideradas nos custos;
• as APs (autorizações de pagamento) pagas são consideradas de acordo com a data de pagamento;
• as APs não pagas são consideradas de acordo com o vencimento prorrogado;
• as APs podem ser divididas em N parcelas e, nesse caso, considera-se a data de pagamento ou vencimento prorrogado da própria parcela;
• as retenções financeiras são analisadas separadamente do documento principal, indicando de qual agente financeiro é cada retenção.

Nominal, Atualizado ou Outra Moeda: qual visão escolher?

Quando utilizar o relatório Conciliação Financeira, você precisará indicar qual tipo de visão prefere que os valores sejam apresentados: Nominal, Atualizado ou Outro Moeda. Detalhamos o conceito de cada deles para você escolher a mais adequado ao seu negócio:

Valor Nominal

Trata-se do valor apresentado expressamente no orçamento/documento/autorização de pagamento, sem considerar qualquer evolução de preços na economia (inflação calculada por índices financeiros).

Valor Atualizado

Nesse caso, o valor é apresentado considerando a sua atualização baseada em um índice financeiro que representa a inflação para um setor específico da economia. Na Construção Civil, atualmente os índices mais utilizados são o INCC-DI, INCC-M, IGPM e SINAP.

Embora existam vários índices que podem ser utilizados, o conceito aplicado nessa visualização é o mesmo: avaliar o custo em valores atuais considerando a variação de preços da economia.

A sua aplicação acontece de acordo com a variação da cotação do índice entre a data do orçamento (atualização do insumo, atualização do orçamento ou referência do orçamento e/ou de acordo com o parâmetro do relatório) e a data de visualização. Veja um exemplo com data base Dezembro de 2019:

*Fórmula: (776,839/745,856*100000)

O sistema faz a atualização dos valores com base no índice financeiro definido no item do orçamento (item da apropriação) ou, caso não exista índice no item do orçamento, utiliza o índice definido no próprio orçamento.

Além disso, o sistema verifica a cotação do índice para uma determinada data e, caso não exista cotação cadastrada nessa data, considera a cotação anterior ou, se ainda assim não tiver uma cotação cadastrada, considera a cotação posterior. Em último caso, se não houver nenhuma cotação, a atualização resultará em valor zerado.

Outra Moeda

No caso de análise dos valores em outra moeda, sempre é utilizado uma moeda forte que possui valor estável ao longo do tempo, sem os reflexos de uma instabilidade econômica ou da desvalorização influenciada pela inflação.

O conceito da moeda forte pode ser aplicado sobre uma moeda propriamente dita como o dólar norte-americano ou o euro ou, especificamente para o ramo da construção, a utilização de índices desse setor, como INCC-DI, INCC-M, IGPM e SINAP.

A sua conversão acontece de acordo com a cotação da segunda moeda que você escolheu no orçamento e por isso é recomendado não utilizar o mesmo índice financeiro cadastrado no item do orçamento. Para a conversão, dividi-se o valor nominal pela cotação na data do orçamento (atualização do insumo, atualização do orçamento ou referência do orçamento e/ou de acordo com parâmetro de relatório). Por exemplo: R$10.000,00 / $3,90 = $2.564,10.

Conheça as principais regras de negócio do relatório

Retenções de pagamentos de impostos

• As retenções podem ser geradas no lançamento da AP (autorização de pagamento) ou quando o pagamento é efetuado;
• Exemplo de retenções no lançamento do título: INSS, ISS, IR, Caução Contratual;
• Exemplo de retenções no pagamento: PIS, COFINS, CSLL;
• As retenções geradas representam débitos na AP, no entanto, também representam uma nova autorização de pagamento independente, com sua própria da data de vencimento, e movimentações de débito e crédito, sendo inclusive para um agente financeiro diferente no caso de retenções de impostos. Confira o exemplo a seguir:
  
  AP Fornecedor ABC - Valor bruto: R$ 2.000,00 - Vencimento 20/01/2020
  Retenção de INSS de 11% - R$ 220,00 - Vencimento 07/02/2020
  Veja que nesse caso serão controladas duas APs, sendo uma de R$ 1.780,00 para pagamento do fornecedor com vencimento em 20/01/2020 e uma segunda AP do INSS no valor de R$ 220,00, com vencimento de 07/02/2020. As duas APs compõem o custos da obra da obra.

Baixa de autorização de pagamento por referência

• O processo de baixa por referência é utilizado para geração de uma nova AP, agrupando N autorizações existentes para realização de uma única operação de pagamento. Por exemplo: ao longo de um mês, N APs são emitidas que geram as N retenções de INSS. O pagamento das retenções do INSS são efetuados todos numa mesma operação, logo, é realizado o agrupamento de todas as retenções de INSS em uma única AP para a realização do pagamento;
• Uma AP de baixa por referência pode agrupar títulos de vários projetos (obras → orçamentos) e os valores da AP de referência devem ser rateados de acordo com a apropriação da AP original;
• Uma AP de baixa por referência possui seus próprios movimentos de débito, crédito e pagamento, podendo inclusive ser baixado por um novo documento de referência. Todos estes movimentos devem ser rateados na apropriação da AP original;
• Ao realizar a baixa de uma AP, pode ocorrer a geração de retenção de PIS, COFINS e CSLL, cujas retenções são geradas no pagamento. Essas novas retenções também podem ser baixadas por referência, existindo um terceiro nível de ligação de autorização de pagamento com a apropriação no orçamento: nota fiscal → AP → baixa por referência da AP → AP de retenção de PCC → baixa da AP de retenção de PCC.

Fluxo de desembolso de obras de terceiros ou organizados por centros de custo

• Em obras de terceiros, é comum na negociação do contrato que determinados custos da obra sejam pagos diretamente pelo contratante. Nesse caso, para fins de organização das informações e facilidade na gestão, os custos do cliente podem ser direcionados para um filial fictícia (filial cliente/filial fixa) e também para um centro de custo específico;
• Os custos podem ser analisados para determinados centros de custo (um ou mais) devido a possibilidade de geração do cronograma de caixa separados para os centros de custo envolvidos.

Adiantamentos a fornecedores

• Quando um adiantamento é realizado para um fornecedor, esse custo já deve ser considerado como um custo efetivo da obra, apropriando esse custo de acordo com a previsão dos serviços para o qual este fornecedor foi contratado — prestação de serviço ou fornecimento de material. No entanto, quando é realizado o recebimento da nota fiscal, a apropriação da nota fiscal pode ocorrer em serviços diferentes do que havia sido previsto inicialmente. Acompanhe o exemplo a seguir:
  
  Adiantamento: R$ 20.000,00
  Previsão de apropriação: 60% serviço A / 40% serviço B
  Recebimento da NF: R$ 50.000,00
  Desconto de adiantamento: R$ 20.000,00
  Saldo a pagar para o fornecedor: R$ 30.000,00
  Apropriação: 50% serviço A / 50% serviço B
  
  Veja que enquanto não ocorre o recebimento da nota fiscal, a apropriação do custo nos serviços é de acordo com a apropriação do adiantamento. Após o recebimento, os custos são redirecionados para os serviços de acordo com a apropriação da nota fiscal.
  
  Observação: os custos das apropriações de descontos de adiantamentos são representados na data que o adiantamento foi pago.

Custos de Folha de Pagamento em Regime de Caixa

• Os custos referentes a folha de pagamento têm uma particularidade em relação às outras origens de custos, pois a apropriação dos custos na obra podem ser consideradas em tempos diferentes do que realmente ocorrem financeiramente.
  
  O exemplo mais comum refere-se a provisões: quando um colaborador está alocado na obra, as provisões já são consideradas como custo competência, visto que quando o pagamento da provisão ocorrer (13º salário, férias, rescisão) esse colaborador já pode estar alocado em outra obra. Nesse cenário, considere um colaborador que trabalhou 20 anos na construtora e passou por diversas obras, e após esse tempo esse colaborador é dispensado. O custo do desligamento é muito alto e não pode ser considerado como um custo da última obra que ele está alocado, considerando que as obras anteriores já foram finalizadas. Portanto, utiliza-se a estratégia de considerar no custo caixa os mesmos valores do custo competência, de acordo com as provisões de folha.
  
  A definição da utilização do custo competência como custo caixa é uma opção da gestão de custos da obra. Se optar em considerar o custo competência como custo caixa, perde-se a visão financeira com as datas reais de vencimentos e pagamentos, a relação custo-benefício ainda é bastante positiva.

Custos referentes a movimento inicial no regime caixa

• A apropriação via movimento inicial é utilizada ou recomendada quando há um orçamento que precisa ter o saldo regularizado;
• Os lançamentos devem ser considerados como custo realizado caixa apenas quando possuírem a data de pagamento definida.

Conteúdo Bônus - 10 Dicas para a gestão de custos da sua obra

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Veja também: 

Conciliação Financeira ADO - Conceito dos campos do relatório