Administração de Obras - Como importar um orçamento e banco de composições através de uma planilha xls

Dúvida

Como importar um orçamento e banco de composições através de uma planilha xls no módulo Administração de Obras?

Solução

Para importar um orçamento e banco de composições, realize os passos a seguir:

1. Confira a máscara do orçamento

1.1 Acesse o módulo Global Construção / Configurações / Máscaras / Plano de Orçamentos;

1.2 Confira se existe uma máscara cadastrada que seja compatível com a estrutura da sua planilha;

1.3 Caso precise cadastrar uma nova máscara, acesse o artigo Como criar uma nova máscara para utilizar no Orçamento.

2. Confira a máscara do banco de composições

2.1 Acesse o módulo Global Construção / Configurações / Máscaras / Padrões de Serviços;

2.2 Confira se existe uma máscara cadastrada que seja compatível com a estrutura da sua planilha;

2.3. Caso precise cadastrar uma nova máscara, acesse o artigo Como definir máscaras para Padrões de Serviços.

3. Prepare sua planilha de orçamento ou banco de composição

3.1 Insira o título das colunas igual e na mesma ordem apresentada a seguir e preencha as informações do seu orçamento:

Dica! Baixe aqui um modelo de planilha para acompanhar essa parte do artigo.

NR: número sequencial que representa a quantidade de registros (linhas) da sua planilha. Digite o número 1 na célula A2 e continue de forma sequencial até o último registro da sua planilha.

TIPO: indique o tipo de registro com a opções F, S ou I, sendo Fase, Serviço ou Insumo, respectivamente.

CODIGO: digite o código da EAP (estrutura analítica do projeto) para cada um dos registros. 

Importante! Você precisará de uma máscara para o orçamento e outra para o banco de composições (passos 1 e 2 desse artigo) que estejam de acordo com a estrutura utilizada na planilha, definida através dessa coluna CODIGO.

ALTERNATIVO: preencha essa coluna com o mesmo código da coluna CODIGO, mas apenas para os registros do tipo S (Serviço). Os registros do tipo F e I não devem ter nenhum dado cadastrado nessa coluna.

CODIGO_INS: código utilizado no cadastro de materiais do Mega ERP ou outro controle interno da sua empresa.

SVC_IN_MEGA: idem ALTERNATIVO.

DESCRICAO: digite a descrição da Fase, Serviço e Insumo — sendo que, no caso do insumo, a descrição deve bater com o cadastro do material no Mega ERP. ​Não pode existir linhas em branco nessa coluna.

UNID: preencha a unidade para os registros do tipo Serviço e Insumo.

QUANT: preencha a quantidade do serviço ou coeficiente do insumo a ser importado. Essa coluna deve ser preenchida apenas para os registros do tipo Serviço e Insumo.

CUSTO: preencha o custo para os registros do tipo Serviço e Insumo.

Importante! Se um determinado insumo for apresentado em mais de um registro do orçamento, é obrigatório que o seu custo seja o mesmo em todos os registros, caso contrário a importação não será concluída.

TOTAL: preencha o total para todos os registros da planilha.

DATACUSTO: preencha com a data do custo a ser importado.

PRO_IN_MEGA: código utilizado no cadastro de materiais do Mega ERP, deve ser preenchido em todos os registros do tipo I (Insumo).

Importante! Todos os registros devem estar cadastrados no Mega ERP e o seu código e descrição devem bater exatamente com o cadastro do ERP.

IMP: preencha sempre com S para que o registro seja importado.

ENCBDI: digite o valor de BDI. Caso não queira informar um valor, digite 0.

ENCSOCIAIS: digite o valor de encargos sociais. Caso não queira informar um valor, digite 0.

3.2. Remova toda a formatação e fórmulas da sua planilha;

3.3 Salve a sua planilha em formato xls.

4. Importe o seu orçamento ou banco de composição

4.1 Acesse o módulo Administração de Obras;

4.2 Clique em Processos / Importação e Exportação de Orçamentos / Importação de Orçamentos;

4.3 Clique em Inserir;

4.4 Preencha as informações necessárias:

Descrição: digite o nome do seu orçamento e/ou banco de composição.

Caminho do Arquivo: procure e selecione a planilha criada no passo 3.

Padrão de Insumos: selecione o padrão de insumos desejado;

Cód. Padrão Serviços: selecione a máscara do banco de composições que você identificou ou criou no passo 2;

Máscara: selecione a máscara do orçamento que você identificou ou criou no passo 1;

Planilha Grupo ou Módulo: defina se a importação do orçamento se dará para Grupo ou Módulo.

Observação: caso opte pela importação do tipo Módulo, os registros de Serviços e Insumos não serão importados.

Opções de importação:

• Importar os custos dos insumos? Marque em caso de importação de orçamento.
• Criar automaticamente os serviços inexistentes no banco de dados de composições? Marque essa opção para criar os serviços que constam na planilha. Caso você não marque essa opção, os serviços da planilha precisarão estar cadastrado previamente com o mesmo código indicado na coluna SVC_IN_MEGA ou você precisará indicar o respectivo serviço (fazer o de-para) no Assistente de Importação (passo 4.9).
• Criar as fases a serem importadas como serviços sintéticos no Padrão de Serviço? Marque essa opção para criar as fases da planilha que está sendo importada, como serviços sintéticos, no Banco de Composições. Essa opção não é obrigatória para a importação do orçamento e serve para manter a estrutura analítica do projeto definida na importação no Banco de Composições.
• Considera a coluna IMP como fator de importação? Marque essa opção para a leitura correta da coluna IMP da planilha.

4.5 Clique em Preparar Planilha para abrir o Assistente de Importação de Planilhas Orçamentárias;

4.6 Ao abrir o Assistente de Importação, clique em Avançar;

4.7 Selecione a opção Criar Novo Orçamento, preencha o campo Descrição e clique em Avançar;

Observação: se os dados para importação estiverem todos corretos, o sistema apresentará uma mensagem para finalizar o processo, sem a necessidade de passar nos próximos passos do Assistente de Importação. Caso não estejam corretos, o sistema apresentará todos os erros e você precisará corrigi-los para seguir com a importação (vide passo 5).

4.8 Confirme os registros que serão importados e clique em Avançar;

4.9 Confirme os serviços que serão importados e clique em Avançar;

4.10 Confirme os insumos que serão importados e clique em Avançar;

4.11 Confirme o resumo da importação e clique em Finalizar;

4.12 Clique em Sim para confirmar a importação.

5. Correção de erros na planilha

5.1 Em caso de erros na importação da planilha, ainda na tela de Importação Orçamentária, clique na aba Descrição dos Erros e visualize todos os erros que impediram a importação da planilha;

5.2 Faça as correções e ajustes diretamente na sua planilha;

5.3 Clique na barra lateral azul e em Atualizar Planilha;

5.4 Clique novamente com Preparar Planilha para reiniciar o processo de importação.

6. Valide a importação

6.1 Acesso o módulo Administração de Obras / Orçamentos;

6.2 Selecione o nome do orçamento que acabou de importar e clique em Editar / Editar Planilhas;

6.3 Valide se a importação foi realizada com sucesso.